Dokumentenmanagement System mit Struktur

Herausforderung

Fehlende Struktur im Dokumentenmanagement kostet Zeit und Sicherheit

Dokumente sind das Rückgrat jedes Unternehmens – doch ohne klare Prozesse und zentrale Ablage entstehen schnell Risiken, Mehraufwand und Compliance-Lücken.

Unübersichtliche Ablage: Fehlende Struktur erschwert das schnelle Auffinden relevanter Informationen.
Unsichere Freigaben: Ohne klare Prüf- und Freigabeprozesse steigt das Risiko veralteter oder fehlerhafter Dokumente.
Hoher Suchaufwand: Manuelle Recherchen blockieren wertvolle Ressourcen im Tagesgeschäft.
Verteilte Ablageorte: Unterschiedliche Speicherplätze verhindern eine einheitliche Dokumentenlenkung und Zusammenarbeit.
Erschwerte Normerfüllung: Anforderungen wie ISO 9001 oder IATF 16949 lassen sich ohne definierte Prozesse nur schwer umsetzen.
Mangelnde Transparenz: Unklare Dokumentzustände verzögern Arbeitsabläufe und Entscheidungen.

Wenn ein leistungsfähiges Dokumentenmanagement System fehlt, können sich Qualitäts- und Sicherheitslücken einschleichen. Gleichzeitig verlieren Sie wertvolle Zeit mit administrativen Aufgaben.

LÖSUNG

So setzen Sie Dokumentenlenkung einfach und normkonform um

Mit unserer DMS Software behalten Sie vom ersten Entwurf bis zur Archivierung die Kontrolle über Ihre Dokumente und arbeiten über alle Prozesse hinweg normkonform. Gleichzeitig reduzieren Sie Ihren administrativen Aufwand im Qualitätsmanagement für die Dokumentenlenkung.

Zentrale Plattform: Ihr Team greift jederzeit von jedem Standort aus auf alle Dokumente zu.
Klare Struktur: Vordefinierte Ablagestrukturen, Dokumenttypen und Vorlagen sorgen dafür, dass Sie sofort starten können.
Sichere Freigaben: Flexible, mehrstufige Workflows stellen sicher, dass nur geprüfte Inhalte in Umlauf kommen.
Normkonformität gewährleistet: Sie erfüllen mit nachvollziehbaren Freigabe- und Verteilungsschritten sowie eindeutiger Versionierung Normen wie ISO 9001 oder IATF 16949.
Schnelle Suche: Mit individuellen Filtern, Schlüsselbegriffen und gespeicherten Suchabfragen finden Sie schnell jedes Dokument.
Effiziente Prozesse: Automatisierte Lesebestätigungen, Vorlagenmanagement und KI-gestützte Funktionen reduzieren Ihren Verwaltungsaufwand.
Vielfältige Einsatzmöglichkeiten: Unterstützung für Managementsysteme, Produkt- und Vertriebsdokumentation, Formularmanagement und Unternehmenswissen – branchenübergreifend anpassbar.

So schaffen Sie klare Strukturen, erfüllen alle Compliance-Anforderungen und sichern eine zukunftsfähige Dokumentenlenkung.

Eine Frau sitzt vor einem Monitor und bearbeitet ein Prozesslandkarte

VORTEILE

Kernfunktionen auf einen Blick

Flexible Freigabe-Workflows

Passen Sie ein- oder mehrstufige Freigabeprozesse flexibel an Rollen oder konkrete Personen an.

Standards schaffen durch Vorgaben

Definieren Sie Ihre eigenen Regeln durch frei konfigurierbare Dokumenttypen, Dokumentlebenszyklen, Workflows, Attribute und Formatvorlagen.

Intelligente KI-Funktionen

Automatische Zusammenfassungen, mehrsprachige Dokumentvergleiche und intelligente Suchvorschläge unterstützen Ihre Arbeit.

Transparente Dokumentzustände

Sie erkennen jederzeit, ob ein Dokument in Arbeit, zur Freigabe oder bereits ungültig ist.

Integrierte Prozesslandkarte

Die grafische Navigation führt neue Mitarbeiter direkt zu allen relevanten Abteilungsdokumenten.

Zentrale Cloud-Verfügbarkeit

Ohne aufwendige, lokale Installationen greifen Sie jederzeit sicher und ortsunabhängig auf alle Dokumente zu.

SCREENS

Klare Struktur und intuitive Bedienung

Softwarescreen mit Prozesslandkarte — Intuitive und effiziente Benutzerführung durch Grafische Navigation

Softwarescreen PeakAvenue Documents Workflow zur Dokumentenlenkung — Flexible und anpassbare Workflows mit Ein- oder mehrstufige Freigabeverfahren

Verwalten Sie Ihre Dokumente einfach, schnell und sicher

Gerne zeigen wir Ihnen, wie Sie mit unserem Dokumentenmanagement System Ihre Abläufe optimieren und Compliance-Anforderungen erfüllen.

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Dokumentenmanagement System für maximale Effizienz