Hintergrund
Eine effektive Dokumentenlenkung ist entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens und wird durch die Norm ISO 9001 geregelt. Mit der Fusion der Firmen iqs Software GmbH und PLATO GmbH zur PeakAvenue GmbH wurde eine neue cloudbasierte Dokumentenmanagement-Software (DMS) namens „Documents“ entwickelt. Diese Software vereint die Stärken der bisherigen Lösungen „Document Center“ und „XERI“ und unterstützt Unternehmen dabei, ihre Dokumentationsprozesse sicher, flexibel und normgerecht zu gestalten.
Projektdurchführung
„Documents“ vereint die strukturierten Vorgaben und Sicherheitsmechanismen von „XERI“ mit den vielseitigen Anpassungsmöglichkeiten von „Document Center“. Während „XERI“ auf eine klare Prozessführung setzt, die eine konsistente Dokumentenerstellung und -verwaltung sicherstellt, ermöglicht „Document Center“ eine flexible Verknüpfung von Dokumenten mit Projekten sowie eine anpassbare Workflow-Steuerung.
Bei der Entwicklung von „Documents“ hat sich PeakAvenue nicht nur auf die Zusammenführung dieser beiden Systeme beschränkt, sondern auch aktiv Kundenwünsche einbezogen, um zusätzliche Funktionen bereitzustellen. So wurde die Software um eine Rollenverwaltung für Workflow-Entscheidungen und um Ordnerstrukturen erweitert, wodurch sich individuelle Zugriffsrechte einfacher definieren lassen. Zudem wurde die Nutzung elektronischer Unterschriften integriert, um regulatorische Anforderungen, insbesondere im Medizin- und Pharmabereich, zu erfüllen. Dies umfasst unter anderem normenkonforme Lösungen für die Vorgaben der US-amerikanischen FDA.
Als cloudbasierte Plattform ermöglicht „Documents“ einen ortsunabhängigen Zugriff über den Browser und lässt sich nahtlos in bestehende IT-Landschaften integrieren. Dank einer offenen Architektur mit dokumentierter API können Unternehmen ihre bestehenden Systeme über standardisierte Schnittstellen anbinden und so eine reibungslose Kommunikation zwischen verschiedenen Modulen sicherstellen.
Resultat
Dokumentenlenkung und -verwaltung, die den Anforderungen zahlreicher Normen gerecht wird. Die Cloud-Lösung erleichtert den Zugang und die Zusammenarbeit. Mit der Integration weiterer Module und der Berücksichtigung von KI wird die Plattform zukunftssicher gestaltet. Bestandskunden von „Document Center“ und „XERI“ werden bei der Migration unterstützt, um langfristig von den Vorteilen der neuen Lösung zu profitieren.