FMEA-Moderator: So gelingt die erfolgreiche Risikoanalyse

Selbst in den besten Produkten und Prozessen gibt es das Potenzial für Fehler und Risiken. Um diese Risiken zu identifizieren, zu bewerten und zu minimieren, ist die Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse (FMEA) laut AIAG&VDA-Standard eine unverzichtbare Methode. Doch hinter jeder gelungenen FMEA steht ein wichtiger Akteur, der einen entscheidenden Einfluss auf den Erfolg des Prozesses hat: der FMEA-Moderator.  

Welche Aufgaben ein FMEA-Moderator übernimmt und worauf es bei der Moderation ankommt, damit eine FMEA in einem Unternehmen effektiv umgesetzt und von den Mitarbeitern optimal begleitet wird, erfahren Sie in diesem Blogartikel.

Die Rolle des FMEA-Moderators

Bei der Durchführung einer FMEA geht es nicht nur um das bloße Implementieren und Anwenden von Methoden und Tools: Eine FMEA kann nur dann wirklich erfolgreich sein, wenn sich alle Beteiligten konstruktiv und engagiert in den Prozess einbringen. Der FMEA-Moderator hat deshalb eine zentrale Funktion und vereint viele Rollen: Er leitet die Meetings, besitzt ein fundiertes Wissen über Qualitätsmanagement und die FMEA-Methode, koordiniert wichtige Arbeitsschritte und sorgt als Motivator und Mediator dafür, dass das ausgewählte Team in einem angenehmen und wertschätzenden Arbeitsumfeld effektiv zusammenarbeiten kann.

Neben Fachwissen benötigt ein FMEA-Moderator Methodenwissen und Moderationsfähigkeiten. Er muss wissen, wie man ein Team führt, motiviert und Konflikte löst. Worauf es bei einer FMEA-Moderation ankommt, kann man in speziellen Schulungen lernen. Häufig kommen Moderationskarten zum Einsatz, um strukturiert durch den Prozess zu leiten. Viele Unternehmen haben eigene FMEA-Moderatoren, es gibt aber auch selbstständige Moderatoren, die man für die Durchführung einer FMEA hinzuziehen kann.

Gut vorbereitet für die FMEA-Moderation

Wie bei allen wichtigen Projekten gilt: Eine gute Vorbereitung ist elementar für den Erfolg. Nicht nur die FMEA, auch die FMEA-Moderation erfordert eine gründliche Planung. Für den Moderator ist es deshalb wichtig, dass ihm vorab alle wichtigen Infos und Eckdaten vorliegen, damit er sich vorbereiten, einen Zeitplan erstellen und die grundlegenden Informationen für das FMEA-Team zusammenstellen kann:

• Für welches Produkt oder welchen Prozess soll die FMEA durchgeführt werden?
• Welche spezifischen Ziele sollen erreicht werden?
• Welche Fristen gibt es?
• Wer ist Mitglied des Teams?

Die optimale Zusammensetzung des FMEA-Teams

Ein Mix an Fachleuten, Wissen und Erfahrung sind die Zutaten, die ein FMEA-Moderator für ein effektives FMEA-Team braucht. Wer genau im Team vertreten ist, hängt von den individuellen Anforderungen und dem Zweck der FMEA ab. Der FMEA-Moderator ist dafür verantwortlich, dass die Zusammensetzung des Teams passt und Mitarbeiter aller relevanten Bereiche wie Design, Produktion, Prozessmanagement, Qualitätssicherung und Kundenservice vertreten sind. Dadurch wird sichergestellt, dass die FMEA mit einem umfassenden Fachwissen und aus verschiedenen Perspektiven betrachtet und bewertet wird. Risiken können identifiziert sowie wirksame Maßnahmen zur Risikominderung und zur Vermeidung von Fehlern entwickelt werden. Die Auswahl der richtigen Teilnehmer ist für den Erfolg der gesamten FMEA deshalb immens wichtig.

Der FMEA-Moderator schafft den Rahmen für eine gute Zusammenarbeit

Bei der Durchführung einer FMEA können schon mal die Köpfe rauchen. Der FMEA-Moderator behält die Ruhe und achtet darauf, dass die Teammitglieder respektvoll miteinander umgehen. Wichtig ist, zu Beginn des Prozesses klare Verhaltensregeln aufzustellen, an die sich die Teilnehmer halten sollen. Jeder sollte seine Meinung, Ideen und Bedenken offen äußern können. Kritik ist selbstverständlich immer konstruktiv! Trotzdem lassen sich Streitigkeiten nicht immer vermeiden: Hier sind die Moderationsfähigkeiten des Moderators besonders gefragt, der zwischen den Parteien vermittelt und gegebenenfalls sogar Streit schlichtet. Je besser, offener und wertschätzender die Zusammenarbeit erfolgt, desto effizienter arbeitet das Team und desto besser sind die Ergebnisse des FMEA-Prozesses.

Das richtige Zeitmanagement für den FMEA-Prozess

Eine FMEA durchzuführen, ist komplex und zeitaufwendig – auch einzelne Meetings können viel Zeit in Anspruch nehmen. Ein effektives Zeitmanagement ist daher von großer Bedeutung. Der FMEA-Moderator erstellt einen Zeitplan für die gesamte FMEA mit einem Zeitrahmen für einzelne Schritte und stellt sicher, dass Besprechungen strukturiert und zielgerichtet ablaufen. Er plant Raum für Diskussionen und den Austausch von Ideen und greift lenkend ein, wenn die Diskussionen ausufern und nicht mehr zielgerichtet sind.  

Die relevanten Schritte zur Erstellung einer FMEA

Die Durchführung einer FMEA orientiert sich an den Empfehlungen des AIAG&VDA-Standards. Die Leitlinie der beiden Branchenverbände ermöglicht es Zulieferern in Europa und Nordamerika, einen einheitlichen FMEA-Geschäftsprozess zu gestalten und dabei auf eine Vielzahl von Methodenwerkzeugen zurückzugreifen. Das übergeordnete Ziel besteht darin, eine präzise, umfassende und belastbare FMEA zu erstellen, die sämtlichen Kundenanforderungen gerecht wird. Um das ausgewählte Team souverän durch den Prozess zu führen, benötigt ein guter und kompetenter FMEA-Moderator dafür ein großes Fach- und Methodenwissen. Laut AIAG&VDA-Standard sind dabei die folgenden sieben Schritte relevant:

Schritt 1: Planung und Vorbereitung

Eine gründliche Vorbereitung ist der Schlüssel zum Erfolg einer FMEA. Der Moderator muss das zu analysierende Projekt (Produkt oder Prozess) verstehen, die spezifischen Ziele der FMEA definieren und das Team entsprechend zusammenstellen.

Um eine transparente Basis zu schaffen, die zu einer effizienten und präzisen Analyse führt, kümmert sich der FMEA-Moderator im Vorfeld um die folgenden Aufgaben und stellt dem ausgewählten Team die relevanten Ergebnisse bereit:

• Projektplan
• Projektbeschreibung
• Vorhandene Erkenntnisse (Lessons Learned)
• Definition des Analyseumfangs

Schritt 2: Strukturanalyse

Im zweiten Schritt müssen die relevanten Elemente des Systems erfasst werden. Der FMEA-Moderator koordiniert die Aufgaben und stellt sicher, dass die Systemstruktur klar definiert wird. Er unterstützt das Team, den Betrachtungsumfang der Analyse zu visualisieren und leitet die genaue Untersuchung von Beziehungen, Schnittstellen und Interaktionen an. Durch diese aktive Moderation trägt er dazu bei, dass die Strukturanalyse präzise durchgeführt und somit eine solide Grundlage für die nachfolgende Risikobewertung geschaffen wird.

Schritt 3: Funktionsanalyse

In der Funktionsanalyse, dem dritten Schritt der FMEA, stellt der Moderator sicher, dass alle Teammitglieder eine klare Vorstellung von den Funktionen des zu analysierenden Systems haben. Gemeinsam mit dem Team identifiziert und dokumentiert der FMEA-Moderator die verschiedenen Funktionen des Produkts oder Prozesses. Die Schwerpunkte liegen auf der Gesamtfunktionalität, der präzisen Zuweisung von Anforderungen und Merkmalen zu den einzelnen Funktionen sowie der Visualisierung mittels Funktionsnetzen oder -bäumen. Dadurch wird eine umfassende und genaue Funktionsanalyse gewährleistet, die wie die Strukturanalyse Grundlage für die anschließende Risikoanalyse ist.

Schritt 4: Fehleranalyse

Im vierten Schritt geht es darum, mögliche Fehlerursachen zu identifizieren. Der FMEA-Moderator fordert das Team auf, alle denkbaren Fehler zu benennen. Dabei ermuntert er zu Kreativität und nutzt das breite Erfahrungsspektrum der Teilnehmer, um sicherzustellen, dass keine potenziellen Risiken übersehen werden. Er dokumentiert die identifizierten Fehler und erstellt Fehlerketten, anhand der sich Ursachen und Auswirkungen systematisch erfassen lassen. Durch die Visualisierung der Fehlerbeziehung – beispielsweise durch Fehlernetze – stellt er die Zusammenhänge zwischen den verschiedenen Fehlern transparent und lückenlos dar.

Schritt 5: Risikoanalyse

Sind die Fehler identifiziert, müssen sie bewertet werden. Der Moderator stellt sicher, dass das FMEA-Team die Risiken anhand von Bewertungsskalen objektiv beurteilt. Dafür sind die folgenden zwei maßgeblichen Kategorien relevant:

1. Vermeidungsmaßnahmen, mit deren Hilfe eine Fehlerursache minimiert wird.
2. Entdeckungsmaßnahmen, mit denen Fehlerursachen oder Fehler entdeckt werden.

Der FMEA-Moderator ist für die Zuweisung der entsprechenden Maßnahmen verantwortlich und schafft damit die Voraussetzung, dass die identifizierten Fehlerursachen beherrschbar sind. Anschließend unterstützt er das FMEA-Team bei der Bewertung der Bedeutung, des Auftretens und der Entdeckung jeder Fehlerkette und trägt somit dazu bei, das vorliegende Risiko präzise zu analysieren.

Schritt 6: Optimierung

Jetzt geht es darum, Maßnahmen zur Risikominderung zu entwickeln und zu überwachen. Das Team identifiziert gemeinsam mit dem FMEA-Moderator zusätzliche Verbesserungsmaßnahmen, die darauf abzielen, Risiken zu reduzieren oder zu eliminieren. Der Moderator sorgt für eine klare Zuordnung von Verantwortlichkeiten, legt Termine sowie den Status für die implementierten Maßnahmen fest und überwacht die Durchführung und Dokumentation der Maßnahmen. Zusätzlich unterstützt er bei der Neubewertung des Risikos, um sicherzustellen, dass die getroffenen Maßnahmen effektiv sind und die Sicherheit erhöhen, was letztendlich zur Steigerung der Kundenzufriedenheit beiträgt.

Schritt 7: Ergebnisdokumentation

Im letzten Schritt stellt der Moderator sicher, dass alle Arbeitsschritte, Entscheidungen und Ergebnisse der FMEA sorgfältig und strukturiert dokumentiert werden. Dazu zählen die Erstellung eines ausführlichen Berichts plus Kurzfassung, die Darstellung des Betrachtungsumfangs der FMEA sowie die Aufnahme von B/A/E Bewertungstabellen und anderer relevanten Informationen. Das erleichtert zum einen die Kommunikation mit anderen im Team: Mitarbeiter, die bei einer Sitzung gefehlt haben, können die Ergebnisse einfach nachvollziehen. Zum anderen ist eine ordnungsgemäße Dokumentation auch für einen späteren Zeitpunkt von großem Vorteil: Ergebnisse können jederzeit nachverfolgt und Maßnahmen zur Risikominderung überprüft werden.

Ebenso identifiziert und dokumentiert der FMEA-Moderator Lessons Learned, überwacht die Umsetzung von Maßnahmen und bewertet ihre Wirksamkeit zur kontinuierlichen Verbesserung der Risikoprävention. Die Ergebnisse präsentiert er vor Führungskreisen, der Geschäftsführung, Kunden und Zulieferern, um das Verständnis für die FMEA im gesamten Unternehmen zu fördern.

Wie FMEA-Software Moderatoren effizient unterstützt

Die Verwendung einer professionellen FMEA-Software vereinfacht die Durchführung von aufwendigen und komplexen Prozessen enorm und sorgt für Struktur und Übersicht – und erleichtert damit die Aufgaben des FMEA-Moderators.

• Eine gute FMEA-Software ermöglicht eine strukturierte Eingabe von Informationen, die den Prozess der Identifizierung von möglichen Fehlern, Ursachen und Auswirkungen vereinfachen.
• Vordefinierte Vorlagen und Dropdown-Listen unterstützen den Moderator bei der Auswahl von relevanten Informationen.
• Basierend auf den eingegebenen Daten können Aufgabenprioritäten (AP) und andere Bewertungen automatisch festgelegt und berechnet werden.
• Mithilfe einer FMEA-Software lassen sich FMEA-Dokumente einfach verwalten und versionieren.
• Die Software ermöglicht es, dass mehrere Teammitglieder zusammenarbeiten – auch wenn sie sich an verschiedenen Standorten befinden.
• Verantwortliche können Maßnahmen direkt festlegen und Änderungen an die FMEA anpassen. Die Maßnahmenverfolgung ist unkompliziert und jederzeit möglich.
• Eine professionelle FMEA-Software kann historische Daten speichern und den Moderator bei der Analyse von Trends und wiederkehrenden Problemen unterstützen. Dadurch wird eine kontinuierliche Verbesserung des FMEA-Prozesses ermöglicht.
• Eine hochwertige FMEA-Software generiert Warnungen und Benachrichtigungen, die den Moderator über FMEA-Aktualisierungen, anstehende Überprüfungen oder kritische Änderungen informiert.
• Mithilfe einer FMEA-Software kann der Moderator benutzerdefinierte Berichte erstellen, mit denen er verschiedene Zielgruppen verständlich informiert.
  Grafische Darstellungen und Diagramme helfen, komplexe Informationen zu visualisieren.

Fazit

Die Bedeutung eines FMEA-Moderators geht weit über die reine Moderation eines FMEA-Teams hinaus und bestimmt maßgeblich den Erfolg einer effektiven Risikoanalyse und -minimierung. Ein FMEA-Moderator verfügt über Fach- und Methodenwissen sowie ausgeprägte zwischenmenschliche Fähigkeiten, die ihm helfen, Teammitglieder zu motivieren und ein produktives Arbeitsumfeld zu schaffen. Er ist für die Zusammensetzung des Teams verantwortlich, leitet es durch den FMEA-Prozess und sorgt dafür, dass alle relevanten Schritte sorgfältig dokumentiert werden. Als kompetenter Moderator eines engagierten Teams trägt er entscheidend dazu bei, potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen, präventive Maßnahmen zu ergreifen und so die Qualität und Sicherheit der Produkte und Prozesse von Unternehmen kontinuierlich zu verbessern. Eine professionelle FMEA-Software ist für den FMEA-Moderator unterstützendes Werkzeug, das ihm hilft, potenzielle Fehler, Ursachen und deren Auswirkungen zu identifizieren. Eine gute Software gepaart mit der Erfahrung und dem Fachwissen des FMEA-Moderators sind somit die besten Voraussetzungen für die erfolgreiche Durchführung einer FMEA.