DMS-Software trifft auf ISO 9001: Ihr Garant für eine sichere Dokumentenlenkung

Ganz gleich, ob Sie in einem kleinen Betrieb oder globalen Unternehmen arbeiten: Sie haben tagtäglich mit vielen Dokumenten zu tun, die Teil Ihrer Arbeit und Geschäftsprozesse sind. Sie müssen Dokumente erstellen, lesen, überprüfen, freigeben, weitergeben, archivieren oder löschen. Im Fachjargon werden diese Aufgaben als „Dokumentenlenkung“ bezeichnet.

All diese Aufgaben sind alles andere als banal: Eine systematische und effektive Dokumentenlenkung ist von entscheidender Bedeutung für den Erfolg eines Unternehmens, für die es sogar einen international anerkannte Qualitätsstandard gibt: Firmen, die ISO 9001:2015 zertifiziert sind oder sich zertifizieren lassen wollen, müssen sicherstellen, dass sie relevante Dokumente in ihrem Unternehmen laut der festgelegten Norm lenken.

Wie eine effektive Dokumentenlenkung laut ISO 9001 funktioniert und welche Vorteile dabei eine hochwertige DMS-Software bietet, erfahren Sie hier.

Dokumentenlenkung laut ISO 9001

Die „Lenkung dokumentierter Informationen“ nach ISO 9001:2015 ist Teil eines strukturierten Qualitätsmanagementsystems (QMS). Es dient dazu, Prozesse in Ihrem Unternehmen effektiv zu steuern und die Qualität der Produkte oder Dienstleistungen kontinuierlich zu verbessern und Ihre Kunden zufriedenzustellen.

Die Verwaltung von Dokumenten, die für das Qualitätsmanagement relevant sind, umfasst den ganzen Lebenszyklus eines Dokuments von der Erstellung, Überprüfung, Genehmigung, Verteilung, Aktualisierung bis zur Aufbewahrung und Vernichtung von Dokumenten.

„Dokumentierte Informationen“, die laut ISO 9001 gelenkt werden müssen, sind:

• Prüfprotokolle
• Checklisten
• Schulungsnachweise
• Arbeitsanweisungen
• Prozessbeschreibungen
• Qualitätsmanagement-Handbücher
• Aufzeichnungen, Besprechungen, Audits etc.

Dokumente können dabei in Papierform und digital vorliegen.

Damit alle grundlegenden Dokumente ordnungsgemäß erstellt, überprüft, genehmigt, aktualisiert und kontrolliert werden können, definiert die ISO 9001 klare Richtlinien für die Dokumentenlenkung und gibt vor, wie und mit welchen Zielen Sie Dokumente organisieren müssen. Denn was hilft ein Sicherheitshinweis, wenn ihn keiner kennt? Wie effektiv ist ein wichtiges Handbuch, das veraltet ist?

Expertenwissen: Der Standard ISO 9001:2015 regelt gesetzliche Vorgaben sowie Anforderungen von Kunden – die auch dann relevant sind, wenn ein Unternehmen (noch) nicht zertifiziert ist. Firmen müssen deshalb sicherstellen, dass Mitarbeiter die entsprechende Richtlinie für ihren Arbeitsprozess in der aktuellen Version zur Verfügung haben.

Eine Dokumentenlenkung laut ISO 9001 stellt sicher, dass …

… Verantwortlichkeiten und Workflows für alle betroffenen Mitarbeiter eindeutig geregelt sind.

… klar ist, wer das Dokument erstellt und etwa eine Anweisung freigegeben hat.

… alle berechtigten Mitarbeiter wichtige Dokumente jederzeit nutzen und Informationen (nach)lesen können.

… Dokumente klar benannt und eindeutig gekennzeichnet sind.

… die Dokumente aktuell sind.

… verschiedene Versionierungen kenntlich gemacht sowie lückenlos nachvollziehbar sind.

… Dokumente mit vertraulichen Inhalten geschützt sind.

… die Dokumente vor Verlust gesichert sind.

… Mitarbeiter Dokumente nicht willkürlich ändern oder versehentlich löschen können.

… Dokumente laut den gesetzlichen Archivierungsvorschriften aufbewahrt, sachgemäß vernichtet oder gelöscht werden.

Damit die Dokumentenlenkung gemäß den Standards erfolgt, müssen Unternehmen klare Strukturen schaffen und verlässliche Geschäftsprozesse entwickeln. Zum Beispiel: Wer ist wofür verantwortlich? Wie werden die Mitarbeiter geschult? Wie werden die Dokumentenänderungen verwaltet? Die Vorgaben der Dokumentenlenkung nach ISO 9001:2015 werden in internen und externen Audits überprüft. Firmen müssen sicherstellen, dass ihre Verfahren zur Dokumentenlenkung effektiv sind und kontinuierlich verbessert werden, da sie aus Fehlern lernen.

Dokumentenlenkung mithilfe einer DMS-Software

Je nach Größe des Unternehmens und Komplexität der Produkte und Prozesse können in einer Firma bereits an einem Tag hunderte Dokumente entstehen. Eine manuelle Verwaltung großer (gedruckter) Dokumentenmengen ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Ein Dokument kann nicht von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet werden. Im schlimmsten Fall versanden Informationen in einem persönlichen Papierberg oder auf einem lokalen Desktop. Eine manuelle Dokumentenlenkung ist deshalb schlichtweg weder durchführbar noch zeitgemäß.

Je mehr Vorgabedokumente es gibt, desto wichtiger ist es, dass Sie in Ihrem Unternehmen mit einer cleveren DMS-Software arbeiten, um die Leitlinie nach ISO 9001:2015 sicher und nachvollziehbar einzuhalten. Eine intelligente Dokumentenmanagement-Software (DMS) als Cloud-Lösung unterstützt Sie effektiv, Ihre Dokumente digital zu lenken und den ISO-9001-Anforderungen gerecht zu werden. Das macht Ihr Unternehmen schneller und effizienter, verbessert Produkte und Kundenbeziehungen – und sichert Ihnen entscheidende Vorteile gegenüber Wettbewerbern.

Diese 10 Vorteile bietet Ihnen eine DMS-Software als Cloud-Lösung bei der Dokumentenlenkung:

1. Zentrale Speicherung und schneller Zugriff
   Eine Dokumentenmanagement-Software ermöglicht Ihnen, alle relevanten Dokumente und Dateien an einem Ort zu speichern und große Mengen an Dokumenten übersichtlich zu verwalten. Autorisierte Benutzer können schnell und einfach auf benötigte Informationen zugreifen, ohne Zeit mit der Suche nach verstreuten Daten zu verschwenden.

2. Ortsunabhängiger Zugriff
   Bei einer DMS-Software als Cloud-Lösung können Mitarbeiter von jedem Ort aus auf Dokumente zugreifen. Das ist besonders vorteilhaft für Unternehmen mit Teams an unterschiedlichen Standorten oder Mitarbeitern, die remote arbeiten.

3. Verbesserte Zusammenarbeit

   Eine DMS-Software unterstützt die Zusammenarbeit und den Austausch von Dokumenten zwischen Teammitgliedern in Echtzeit. Benutzer können gleichzeitig an Dokumenten arbeiten, Kommentare hinterlassen und Änderungen verfolgen, was ihre Effizienz und Produktivität erhöht.

4. Versionierung und Revisionssicherheit

   Eine DMS-Software ermöglicht es Ihnen, verschiedene Versionen zu speichern, sodass Änderungen an Dokumenten nachverfolgt und dokumentiert werden können. Das gewährleistet Revisionssicherheit und ist besonders wichtig, um Compliance-Anforderungen zu erfüllen und das Risiko von Fehlern zu minimieren.

5. Workflow-Management

   Mithilfe einer DMS-Software können Sie Workflows zur Dokumentenlenkung intelligent verwalten, einschließlich automatischer Benachrichtigungen, mehrstufiger Genehmigungsprozesse und Aufgabenzuweisungen. Die Dokumentenerstellung, -überprüfung und -genehmigung ist effizienter.

6. Sicherheit und Zugriffskontrolle

   Durch die Festlegung von Zugriffskontrollen und Berechtigungen gewährleistet eine DMS-Software, dass Dokumente nur von autorisierten Benutzern eingesehen oder bearbeitet werden. Diese Funktion trägt zur Sicherheit vertraulicher Informationen bei und minimiert das Risiko von Datenlecks.

7. Suchfunktionen und Metadatenverwaltung

   Effiziente Dokumentenmanagement-Software enthält Suchfunktionen und die Möglichkeit, Metadaten zu Dokumenten hinzuzufügen. Das macht es deutlich einfacher, Dokumente zu finden, zu organisieren sowie Dokumentationsstandards einzuhalten.

8. Auditing und Berichterstellung

   Mit einer hochwertigen DMS-Software können Sie sämtliche Aktivitäten im Zusammenhang mit Dokumenten nachverfolgen, einschließlich Änderungen, Zugriffen und Genehmigungen. Das vereinfacht auch Audits nach ISO 9001. Sie können Berichte über Dokumentenprozesse und -aktivitäten erstellen, die die ISO-konforme Dokumentenlenkung bei einer Überprüfung dokumentieren.

9. Integration mit anderen Systemen

   Eine Dokumentenmanagement-Software bietet Integrationen mit anderen Unternehmenssystemen wie Enterprise Resource Planning (ERP) oder Customer Relationship Management (CRM). Dies ermöglicht eine nahtlose Datenübertragung, verbessert die Effizienz von Geschäftsprozessen oder verhindert, dass es unveröffentlichte lokale Kopien gibt.

10. Automatische Updates und Wartung

    Eine gute DMS-Software wird vom Cloud-Anbieter verwaltet. Das bedeutet, dass Updates und Wartungsarbeiten automatisch durchgeführt werden. Unternehmen müssen sich nicht um die Installation von Patches oder die Aktualisierung der Software kümmern, was Zeit und Ressourcen spart.

Expertenwissen: Ein QM-Verantwortlicher oder Compliance-Beauftragter lenkt nach ISO 9001 alle relevanten Dokumente und stellt sicher, dass berechtigte Mitarbeiter im Unternehmen, die jeweils für ihren Bereich passenden und aktuellen Vorgabedokumente zur Verfügung haben.

Fazit

Unabhängig von der Größe und Branche werden in jedem Unternehmen tagtäglich Dokumente erstellt, gelesen, weitergegeben, archiviert und gelöscht. Der national und international anerkannte Qualitätsstandard ISO 9001:2015 legt fest, wie diese als Dokumentenlenkung bezeichneten Vorgänge zu regeln sind. Unternehmen, die zertifiziert sind oder sich zertifizieren lassen wollen, müssen sich an die Vorgaben zur „Lenkung dokumentierter Informationen“ halten. Eine DMS-Software unterstützt Unternehmen effektiv und sicher die Leitlinien einzuhalten, die Qualität ihrer Produkte oder Dienstleistungen zu erhöhen, Kundenanforderungen zu erfüllen und Fehler zu vermeiden. Das zahlt sich aus, verbessert die Zusammenarbeit Ihrer Mitarbeiter – und macht Ihr Unternehmen erfolgreicher.